Teil II

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IT-Betriebsabrechnung

IT-Kostenrechnung und Preisbildung

„Der BAB des Rechenzentrums“

Modell und Anwendung

Teil II

Die ersten Seiten sind leer, weil sie in Teil I als separates Buch herausgegeben werden.

Der Teil II beginnt mit Punkt 3.4 Software Wartung.

2. Auflage, 2015

Verlag epubli GmbH, Berlin, www.epubli.de

ISBN 978-3-7375-3767-4

C o p y r i g h t 2004-15 by
Jochen K. Michels, Dipl.Wi.-Ing.

Unternehmensberatung für DV
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Tel.            +49 - (0)2131 – 8 08 88

Fax            +49 - (0)2131 – 8 33 88

und : jochen.michels@jomi1.com

Website:       www.jomi1.com

IT-Finanzmanagement –

was wir darunter verstehen..

IT-FM ist die Gesamtheit aller Tätigkeiten im Zusammenhang mit der betriebswirtschaftlichen Steuerung der IT in Unternehmen, Institutionen und öffentlicher Hand.

Im privaten Bereich kommt das nicht vor.

Auch bei kleineren Unternehmen wird dies kaum wahrgenommen.

Erst wo sich für die IT eine spezielle Betriebswirtschaft lohnt, sprechen wir von IT-FM.

Disziplinen des IT-Finanzmanagement - Auszug

ABC Activity based costing

ABM Activity based management

Abrechnung der Netzsteuerung

Abrechnung der Produktionsteuerung

Abschreibungs-Strategien für die IT-Wirtschaft

Acctg., HGB,GoBS, GoS, AWV, IKS, FeRD usw.

Alterungs-Überwachung der Geräte

Anlagenbeschaffung, Ermittlung optimaler Zeitpunkt

Anlagen-Park, Asset-Management, Geräte-Verwaltung

Anlagen-Steuerung

Anlagen-Strategie und -Verwaltung

Aus- und Weiterbildung. Autorentätigkeit

BAB des RZ, IT-Betriebsabrech-nung

IT-Benchmarking

Berichtswesen für die Führungsebene

Beschaffungsstrategien, Sourcing

Bilanzbewertung von Datenbeständen

Bewertung von Informationssystemen

IT-Cloud-Pricing

IT-Controlling

Outsourcing- Aspekte und Bewertung

IT - „Firma in der Firma“

IT Finanzen im Prozessmanagement

IT-Kosten als Bestandteile in Geschäftsprozessen

Job accounting, Datengewinnung

Kapazitätsplanung, Marktbeobachtung

Kosten der Leistungsverrechnung

Kosten der Entscheidungsprozesse

Kosten der Planung

Kosten des IT-Benchmarking

Kosten- Nutzen und Risiko-Analysen

Kostenrechnung für die Betriebsmittel

Leistung und Produktivität von Netzen

Leistungsmessung für Entwicklungstätigkeiten

Marktpreis-Vergleiche

Marktpreis-Analysen

Management der Dienstgüte (Service Level)

Markt Definitionen für den IT-Markt

Datenbank-Nutzung und Abrechnung

Peer-to-peer Erfahrungsaustausch

Vorwort

1      Bedeutung der IT in der Bilanz

1.1      Einkauf – Beschaffung - Kontierung

1.2      Kostenfluss in der IT-Abteilung und danach

2      Die Kostenstruktur der IT im Überblick

2.1      Die Stückkosten-Ermittlung

2.2      Preisbildung

3      „Der BAB des Rechenzentrums“

3.1      Hardware und Outsource-Dienste

3.2      Hardware-Wartung

3.3      Software-Investitionen

3.4      Software-Wartung

3.5      Diverse Kostenarten, Abschnitt I

3.6      Diverse Kostenarten, Abschnitt II

3.7      Diverse Kostenarten, Abschnitt III

3.8      Personal-Kosten, Abschnitt I, Gehälter

3.8.1      Abschnitt I, Rechenzentrums-Betriebspersonal

3.8.2      Abschnitt II, System-Personal und weitere

3.9      Personal-Kosten, Abschnitt III, weitere Kosten

3.10      Personal-Kosten, Abschnitt IV, Sonstiges

3.11      Zusammenfassung

3.12      Umlage und ihre Verteilung

3.13      Umverteilungsbuchungen

3.14      Mengengerüst, Divisionskalkulation.

3.15      Kapazitäten, Leistungseinheiten

3.16      Arbeits-Leistung

3.17      Vorhalte-Leistung

3.18      Speicher-Dimensionen

3.19      Speicher-Belegung

3.20      Archivierungs-Metrik

3.21      Drucken

3.22      Wide Area Network

3.23      Endgeräte

3.24      Support, Personal-Dienste, Anwendungsentwicklung

3.25      Kapazität, Arbeit und Arbeitsmengen

3.26      Kostenkalkulation und Erlösplanung

4      Zusatz-Berechnungen

4.1      Raum-Berechnung (Vortabelle zu Diverse Kosten)

4.2      Betriebssystem (Mainframe-Software, Teil I)

4.3      Basis-Software (Mainframe-Software, Teil II)

4.4      Drucker-Software (Mainframe-Software, Teil III)

4.5      Netz-Software (Mainframe-Software, Teil VI)

4.6      Platten- Software (Mainframe-Software, Teil V)

4.7      Dienst-Programme (Mainframe-Software, Teil VI)

4.8      MVS bzw. OS/390-Software – Liste II, Teil 1

4.9      OS/390-Software – Liste III

4.10      MVS-Software (weitere Beispiel-Liste )

4.11      System-Software im BS2000-Umfeld (Beispiel)

5      ANHANG I: Server-Leistungs-Wert (SLW und SLWR)

5.1      Rechner-Leistung und ihre Messung

5.2      Ein universeller Leistungs-Maßstab

Vorwort

Informations-Technik (IT) durchzieht das Unternehmen ähnlich wie das Nervensystem unseren Körper. An jedem Büro-Arbeitsplatz gibt es einen oder mehrere Computer, Bildschirme oder andere IT-Geräte. Auch die anderen Arbeitsplätze haben sehr häufig eine IT-Anbindung. Unterwegs nutzt man immer mehr mobile IT. Netze der verschiedensten Topologien verbinden diese Geräte untereinander und mit der zentralen Datenhaltung und Computing Power.

Daher lässt sich die IT (oder die EDV ) nicht mehr einfach in einer Abteilung zusammenfassen, wie es früher die Regel war.

Doch bleiben einige Funktionen an einer oder ganz wenigen Stellen konzentriert. Und selbst wenn diese physisch dezentral untergebracht sind, gehören sie zusammen. Sie sind nur zusammen funktionsfähig und müssen daher als ein Ganzes betrachtet werden. Wie auch das Nervensystem ohne sein Zentrum im Gehirn unvollständig und nicht arbeitsfähig ist.

Daher ist der früher im engeren Sinne zutreffende Begriff „Betriebs-Abrechnungs-Bogen - BAB des Rechenzentrums“ heute weiter zu verstehen, nämlich die ganze IT-Infrastruktur umfassend, das Rechenzentrum, die Serverfarm, das Speichernetz, die Desktops, Clients, PDAs und alles, was dazwischen die Verbindung schafft.

• Entscheidend ist, dass die zentralen Ressourcen hier gebündelt sind, nämlich:
• Speicherung der Daten
• Archivierung der Daten-Stände zu verschiedenen Zeiten
• Computing Power – Rechenkapazität
• Infrastruktur zum unterbrechungsfreien Betrieb
• Hochsicherheits-Anbindungen für Daten und Energie
• Personal zum Betreiben und Managen dieser Ressourcen

Wir zeigen hier eine Auswahl der wichtigsten Erkenntnisse, Erfahrungen, Techniken und Resultate von über zwanzig Jahren projektorientierter Beratungsarbeit, Moderation von über 40 Arbeitskreisen „IT-Dienst-Abrechnung“ und mehreren Fachkonferenzen „FinDV“, vielen Marktpreis-Analysen und Benchmarking-Assignments.

Im betrieblichen Alltag benötigt der Produktionsfaktor Information(s-Technik) eine angemessene betriebswirtschaftliche und finanzielle Begleitung. Dazu soll dieses Werk einen Beitrag leisten.

Die ersten Seiten sind leer, weil sie in Teil I als separates Buch herausgegeben werden.

Der Teil II beginnt mit Punkt 3.4 Software Wartung.

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Tabelle 3-1 erster Teil

Tabelle 3-1 zweiter Teil

Tabelle 3-2 Wartung Hardware

Fortsetzung Tabelle 3-2

Tabelle 3-2

Tabelle 3-3 Software-Investitionen und ihre Kosten

Erster Teil der Tabelle 3-3

Fortsetzung der Tabelle 3-3

Tabelle 3-3 Software

Bei der Software sind neben der Anschaffung oft Wartungskosten zu entrichten. Zwar hängen diese ganz von dem Lieferanten und von der Art der gekauften Software ab, jedoch ist vor allem bei grösseren Software-Produkten und solchen, die im Mainframe-Sektor angeboten werden, weit überwiegend mit einem Wartungsaufwand zu rechnen.

Dieser Aufwand wird vom Software-Hersteller meistens zur Deckung der Personal- und Organisationskosten benötigt, die er aufwenden muss, um sein Produkt Veränderungen des Marktes anzupassen. Diese Veränderungen liegen nicht nur auf der Anwendungsseite – dann hätten wir in diesem Buch damit wenig zu tun - sondern auch dort, wo durch veränderte Hardware oder Änderungen in anderen Software-Produkten neue Konstellationen geschaffen werden, die der Hersteller auch in seiner Software berücksichtigen muss.

Bringt zum Beispiel Microsoft eine neue Version des Betriebsystems, eine neue DLL, oder auch nur einen neuen „Build“ davon heraus, so kann es passieren, dass ein anderes Software-Produkt von Microsoft oder auch einem anderen Hersteller nicht mehr genauso reagiert wie vor der Änderung. Dies kann bis zur völligen Unbrauchbarkeit führen und muss daher sorgfältig geprüft werden, ob es sich mit der bestehenden Installation verträgt ( Kompaitbilität). Manchmal muss die Entscheidung lauten, dass man mit Einführung noch einige Zeit und die Aktionen anderer Partner abwarten muss. Oder es sind eigene Änderungen in Programmen oder Abläufen erforderlich um unerwünschte Fernwirkungen zu vermeiden.

Diese Verhältnisse sind bei der Mainframesoftware ( z.B. von IBM oder Computer Associates oder anderen) ebenso zu beobachten wie in der Windows- oder UNIX-Welt und erzwingen Änderungen, neue Level, Patches, Upgrades, Updates, Upleveling, Releases, PUTs, Builds und Fixes sowie andere Formen der Wartung und Pflege oder maintenance. Trotz heftiger Proteste der Käufer und Nutzer sowie der Fachpresse ist bisher noch kein universelles Hilfsmittel gefunden, um solche Einflüsse im Tagesgeschäft abzustellen. Unter Wissenschaftlern und Praktikern hat sich daher sogar teilweise die Meinung gebildet, Software ohne Fehler zu erstellen sei unmöglich.

Daher muss man mit entsprechendem Aufwand für die Wartung und Pflege der Software rechnen und sie in dieser Tabelle als Kostenfaktor einsetzen.

Zweckmässigerweise schaut man dazu in die Verträge mit den diversen Software-Lieferanten. Man findet dort vom Festbetrag bis zur Jahrespauschale unterschiedliche Regelungen. Meisten handelt es sich um Prozentsätze vom Anschaffungs- oder vom Listenpreis der ursprünglich erworbenen Software. So ist z.B. für SAP-Core-Module seit langer Zeit ein Satz von 15%, 17%, oder auch bis über 20 % des Listenpreises normal.

Das bedeutet in der Praxis, dass man innerhalb 3 Jahren mit den anderthalbfachen Kosten der ursprüngliche Investition fertig werden muss.

Tabelle 3-4 Software - Wartung

Tabelle 3-4

Eine Reihe von Kostenarten stellt - in sich - nur jeweils einen kleinen Anteil der Gesamtkosten der IT-Infrastruktur dar, lässt sich aber nicht einem der grossen Gebiete Hardware, Software oder Personal direkt zuordnen. In Summe sind sie allerdings gewichtig genug, um ihnen eine eigene Tabelle zu widmen.

Diese Kostenarten-Gruppen sind in der Tabelle 3-5, Diverse Kosten, zusammengefasst. Wir haben sie hier zur übersichtlichen Darstellung in drei Abschnitte unterteilt

Abschnitt I enthält

• Fachliteratur,
• Intranet,
• e-learning und
• andere Informationsquellen,
• alle Netz- und Datenkommunikationskosten ausser den schon bei Hard- und Software aufgeführten einschlägigen Geräten und Programmen,
• sowie spezielle Gebühren für die Fernwartung.

Abschnitt II zeigt die

• Raum- und
• Energiekosten auf, während im

Abschnitt III

• Reisekosten,
• Versicherungen und
• Beratungs- und Prüfungskosten

erfasst werden.

Auch hierbei handelt es sich in allen drei Abschnitten um typische und beispielhafte Kostenarten, die je nach Betrieb und Rechtsform unterschiedliche Anteile und Bedeutung haben. Teilweise werden sie in bestimmten Fällen gar nicht vorkommen. In anderen Unternehmen kommen hier weitere Kostenarten hinzu.

Jedenfalls ist darauf zu achten, dass keine Doppelnennungen eingetragen werden, die das Kostenbild verfälschen würden.

Wenn z. B. ein Unternehmen die Reisekosten generell unter den Personalkosten aufführt, so ergibt sich folgende Handlungsweise:

Will man an marktweiten Vergleichen in Art eines Benchmarking teilnehmen, so sollten diese Beträge hier im Diverse, Abschnitt III eingetragen werden. Dann dürfen sie nicht nochmals bei den Personalkosten keine weitern Angaben dazu erfolgen. Die gewohnte Methode muss dazu verändert werden.

Spielt der überbetriebliche Vergleich hier keine Rolle, so kann es bei der betriebsgewohnten Behandlung bleiben und diese Kosten werden zusammen mit den Personalkosten auf dem entsprechenen Tabellenblatt behandelt.

Tabelle 3-5 Diverse Kosten, Abschnitt I, Literatur, Netze, Fracht und andere.

Tabelle 3-5

Im Abschnitt II nehmen die Raumkosten den grössten Bereich ein und erlauben so die Anwendung verschiedener Berechnungsmethoden. Das ist so vorgesehen, weil dieser Block je nach Unternehmen auf ganz verschiedene Art ermittelt werden muss:

• Am einfachsten ist es, wenn im Unternehmen ein fester Satz je Monat und Quadratmeter (qm) existiert, mit dem die einzelnen Kostenstellen, also auch die IT, monatlich belastet werden.
• Eine andere Methode belastet die Kostenstellen mit einer einmal jährlich festgelegten Raum-Umlage.
• Bei öffentlichen Dienststellen, aber auch bei anderen Betrieben, findet man manchmal nur die variablen Gebäudekosten und muss daher für die echten Raumkosten Hilfsrechnungen mit Anwendung der ortsübliche Miete, Informationen von Immobilien-Maklern oder Ähnlichem anstellen.
• Wenn es sich um ein dediziertes Gebäude handelt, kann man auch den Invest-Betrag nehmen und durch eine übliche Abschreibungsdauer von z.B. 30 Jahren auf die Jahreskosten insgesamt kommen.
• Schwierig ist das, wenn es sich um ein (z.B. unter anderen Voraussetzungen entstandenes) Spezialgebäude mit teurer Infrastruktur und jetzt fehlender Ausnutzung handelt. Dann sollte man eher die auf Sicht unnötigen Investment-Teile sofort abschreiben und nur noch einen marktvergleichbaren Anteil dem IT-Betrieb zuordnen.

Jedenfalls müssen neben den Invest-Kosten immer auch die anderen Aufwendungen für

• Heizung,
• Energieversorgung
• Klimatisierung,
• Reinigung,
• Sicherheit,
• Instandhaltung,
• Beleuchtung,
• Bewachung

herangezogen werden. Oft sind dazu weitere Umlagesätze aus der Betriebsbuchhaltung heran zunehmen.

Die Energiekosten werden ebenfalls in diesem Abschnitt erfasst. Als Faustregel kann man für die Klimatisierung etwa den gleichen Betrag wie für die Stromversorgung ansetzen, sollte es aber möglichst genauer messen.

Wenn man keine Einzel-Zähler für die Geräte (-gruppen) einsetzt, kann man über die Anschlusswerte und die Betriebsdauer den Stromverbrauch sehr gut annähern, muss ihn aber mit dem Gesamtzähler-Verbrauch quartals- oder halbjahrsweise abstimmen.

Auch die unterbrechungsfreie Stromversorgung trägt ihren Teil zum Energieverbrauch bei. Sie ist als eigene Kostenart, ggf. bei entsprechendem Volumen in mehreren Kostenarten, aufzunehmen.

Bei der Klimaversorgung muss neben dem Verbrauch auch die nicht geringe Abschreibung und Wartung der Klimageräte und Einrichtungen berücksichtigt werden.

Tabelle 3 – 6 Diverse Kosten, Abschnitt II, Raumkosten u.a.