Zum Anspruch dieses Buches

Dieses Buch wurde für Leser geschrieben, die professionelle Präsentationen erstellen möchten oder nach Anregungen für die visuelle Gestaltung von Informationen suchen und dazu Zeichenprogramme verwenden. Das Buch möchte Designern, Grafikern, Beratern, Ingenieuren, Projektleitern und allen Interessierten helfen, Präsentationen zu optimieren und Visualisierungsprobleme zu beheben.

Dieses Buch erhebt nicht den Anspruch, ein streng wissenschaftliches Buch zu sein. Es befasst sich nicht mit den wahrnehmungspsychologischen, erkenntnis-theoretischen und künstlerischen Aspekten, die die Thematik der Visualisierung aufwirft, sondern möchte vielmehr ein praktischer Ratgeber sein. Es gibt Antworten auf die Frage, welche Formen der Visualisierung angemessen für eine Präsentation sind und bietet eine Vielzahl von konkreten Vorlagen an. Lange Texte wurden nach Möglichkeit vermieden, auf die visuelle Darstellung wurde besonderer Wert gelegt. In diesem Buch wird der Einfachheit halber i. A. die männliche Wortwahl benutzt, das Buch richtet sich jedoch gleichermaßen an weibliche wie männliche Leser.

Probleme der Informationsflut

Informationen begegnen uns auf Schritt und Tritt. Täglich versorgen uns Zeitungen, Rundfunk, Fernsehen sowie zunehmend Handy und Internet mit neuen Informationen. In den sich rasant entwickelnden Gebieten der Datenverarbeitung, der Informations- und Kommunikationstechnologien sowie des Wissensmanagements spielen Informationen eine wesentliche Rolle.

Aufgrund der begrenzten Fähigkeit des Menschen zur Aufnahme und Verarbeitung von Informationen besteht aber die Gefahr, dass vorliegende Informationen nicht hinreichend berücksichtigt werden. Alles, was über eine Schwelle hinausgeht, führt zu einer lnformationsüberlastung. Mit nüchternen Fakten allein überzeugt man heutzutage längst nicht mehr. Aus diesem Grund erfahren Grafiken, Bilder und Visualisierungen trockener Zahlenkolonnen und Sachverhalte zunehmende Verbreitung. Bilder leisten unterbewusste Überzeugungsarbeit und ersparen damit dem Referenten lange Erklärungen. Es ist daher geradezu notwendig, auch Methoden der Visualisierung von Informationen zu entwickeln bzw. anzuwenden.

Der überwiegende Teil der betriebswirtschaftlichen und technischen Literatur beschäftigt sich allerdings nur mit der Frage, welche Daten und Informationen für eine qualitativ hochwertige Entscheidung notwendig sind. Dabei besagen Erkenntnisse der Psychologie, dass der Mensch mehr grafische bzw. bildliche Informationen aufnehmen und verarbeiten kann als Zahlen oder Text. Und doch – wer kennt sie nicht, die Präsentationen, die aus einem Buch kopiert sind, keine Farbkontraste bieten, kleine Schriften verwenden, im Auditorium von der letzten Reihe aus kaum lesbar sind, ohne Überschriften und ohne erkennbare Strukturen aufgebaut sind? Ziele, Inhalte, Strukturen und die Botschaft derartiger Präsentationen bleiben verborgen bzw. der Fantasie des Betrachters überlassen.

Aufbau des Buches

Nach dem Vorwort werden in Kapitel II der Begriff der Präsentation, die Analyse der Zielgruppe sowie der Aufbau und Inhalt einer Präsentation beschrieben. In Kapitel III werden Methoden der Visualisierung erläutert. Im zentralen Kapitel IV findet der Leser zahlreiche Vorlagen aus der Praxis. Zur besseren Handhabung wurden die Vorlagen im Gegensatz zu herkömmlicher Literatur systematisch nach beruflichen und Themen des täglichen Lebens gegliedert.

Was zum Thema gehört, hier aber unberücksichtigt bleibt

Dieses Buch kann nicht alles, was zum Thema Präsentationen gehört, berücksichtigen und manches nur streifen. Dort, wo dieses Buch an seine Grenzen stößt, geht es selbstverständlich weiter – dazu wird auf die einschlägige Literatur verwiesen; zum Thema Präsentationen existiert eine umfassende Literatur.

Der Begriff der Präsentation wird in der Literatur in vielerlei Bedeutung verwendet. In diesem Buch wird unter einer Präsentation[1] die Vermittlung einer Menge an Informationen (Zahlen und Fakten) mit visuellen Hilfsmitteln an eine Zielgruppe verstanden (Bild 1 ). Eine Präsentation besteht i. A. aus mehreren Folien (Seiten). Präsentationen werden heute fast ausschließlich nur noch mit Zeichenprogrammen erstellt.

Bild 1 Informationen: Zahlen und Fakten

Diese Form der Informationsvermittlung ist sehr effizient. So zeigen Untersuchungen, dass Menschen Informationen am besten im Gedächtnis behalten, wenn diese durch Sehen, Hören, Reproduktion und Personenorientierung präsentiert werden (Bild 2).

Bild 2 Was Menschen im Gedächtnis behalten.[2]

Ziele

Bei einer Präsentation vor einer Zielgruppe verfolgt der Referent ein Ziel, das er mit der Präsentation erreichen möchte. Dieses Ziel entscheidet auch über die Wahl der richtigen Visualisierung. Auf die folgenden Fragen sollte daher der Referent eine Antwort finden:

     Was sind die Ziele der Präsentation?

     Soll die Präsentation sachlich oder emotional wirken?

     Sind Vereinfachungen möglich?

     Wie viel Zeit und Geld kann für Realisierung eingesetzt werden?

     Welche grafischen oder technischen Hilfsmittel stehen zur Verfügung?

Zielgruppenanalyse

Ist ein Vortrag sehr wichtig oder finden vor einer Zielgruppe wiederholt Präsentationen statt, so zahlt sich eine detaillierte Zielgruppenanalyse aus:1^,[3]

n   Wer ist die Zielgruppe?

n   Welchen Sprachschatz und Kenntnisstand hat die Zielgruppe?

n   Welche Informationen erwartet die Zielgruppe?

n   Welche Voreinstellung hat die Zielgruppe zum Thema?

n   Wie ist der Grad der Betroffenheit der Zielgruppe durch das Thema?

n   Welche Persönlichkeitstypen befinden sich in der Zielgruppe?

n   Warum sind die Teilnehmer anwesend?

n   Gibt es Problem- oder Wunschthemen?

Wenn Sie wenig Zeit für die Vorbereitung haben und vor einem bestimmten Zuhörerkreis nur ein einziges Mal präsentieren, dann versuchen Sie wenigstens, auf die ersten drei Fragen eine Antwort zu finden.

Die ideale Präsentation gibt es nicht. Es gibt immer nur eine gute Präsentation für konkret anzusprechende Zielgruppen und für jeweils konkrete Ziele.

Eine Präsentation soll Informationen an eine Zielgruppe vermitteln. Das klingt einfach, ist jedoch eine gewaltige Herausforderung. Denn Komplexität der Probleme im Alltag, in Wirtschaft und Politik, ein ständiges Überangebot an Information und chronischer Zeitmangel insbesondere im Berufsleben beherrschen heute alles.

Die Gestaltung einer Präsentation und von Folien folgt anderen Regeln als die Gestaltung einer Webseite oder eines Buches. Webseiten und Bücher müssen auf einer Seite oder mehreren Seiten alle vorhandenen Informationen vermitteln. Bei einer Folie hingegen gibt es einen Referenten, der moderiert, ergänzt und erklärt. Da die Lesenden unterschiedliche Lesetempi haben und die Präsentationszeit vom Referenten bestimmt wird, ist eine Reduktion auf wenige, zusammenfassende Punkte nötig. Eine geringe Informationsdichte begünstigt auch die Aufmerksamkeit der Zuhörenden, da sie nicht durch langes Lesen abgelenkt werden. Deshalb fassen Sie sich bitte kurz, reduzieren Sie die Inhalte auf das Notwendigste. Als Faustregel gilt, dass pro Folie möglichst nur eine komprimierte Aussage und kaum optische Nebeninformationen enthalten sein sollten. Bereits in den ersten Minuten Ihrer Präsentation entscheidet sich, ob das Auditorium Ihnen weiter zuhört.

Wenn Sie für Ihre Präsentation Informationen und Argumente gefunden haben, müssen Sie diese noch strukturieren, auf das Wesentliche reduzieren und in eine Reihenfolge bringen. Meist ergibt sich diese Reihenfolge zwangsläufig oder automatisch aus dem Thema.

Anker für das Gedächtnis

Versuchen Sie, an geeigneten Stellen Anker in Ihre Präsentation einzubauen. Machen Sie sich bewusst, was bei einer Präsentation am besten im Gedächtnis haften bleibt:[4]

Anzahl Folien

Zu der Menge an Informationen (Seiten, Folien), die sinnvollerweise in einer Präsentation dargestellt werden sollten, und den jeweils empfohlenen Qualitäten der Visualisierung gibt folgende Tabelle eine Orientierung:

2.4          KLV-Check einer Präsentation

Ein äußerst pragmatisches Qualitätskriterium für eine Präsentation ist der KLV-Check (Kinder, Laien, Vorstände): Die Präsentation sollte lebendig und farbig (auch im übertragenen Sinne) gestaltet sein, Kinder sollten sie interessant finden, sich direkt betroffen fühlen. Selbst für Laien und Zuhörer ohne spezielle Vorkenntnisse sollte die Präsentation verständlich sein. Und schließlich sollte eine Präsentation sich an der knapp bemessenen Zeit von Vorständen orientieren, belastbare Fakten enthalten und schlüssige Lösungen anbieten. Eine Präsentation bzw. jede einzelne Folie sollte den KLV-Check bestehen.

2.5          Die sieben Todsünden bei Präsentationen

Ist Ihre Präsentation fertig gestellt, so sollten Sie nochmals jede Folie daraufhin untersuchen, ob Sie eventuell eine oder mehrere der folgenden Todsünden eingebaut haben:

Zu viel Information (der „Klassiker“, die ganze Welt auf einer Folie, zu viele Zahlen auf einmal, zu viele Details auf einmal).

Zu wenig Großzügigkeit wirkt kümmerlich (zu dünne Linien, zu kleine Objekte).

Zu kleine Schrift (Vorlagen werden einfach über ein Kopiergerät auf Folie gebracht).

Zu wenig Bilder oder Grafiken (obwohl dadurch Informationen besser vermittelt werden könnten).

Ziffern und Texte zu abstrakt, unanschaulich, nicht merkbar und langweilig (keine Anwendung von Designelementen).

Keine Farbe bzw. zu viele Farben (schwarzweiß aus dem Kopierer bzw. als mutige Alternative Nutzung aller 16,8 Millionen Farben eines Computers).

Zu viele Folien (mehr als eine Folie pro Minute ist als Durchschnitt auf jeden Fall zu viel).